Рассказываем, как продукты экосистемы EvaTeam помогают холдингу UDS Group и в частности UDS Development на каждом этапе работы
Для успеха в такой сложной и востребованной отрасли, как строительство и девелопмент, нужно не только “держать нос по ветру”, но и обеспечить учет каждого процесса, от выбора участка под застройку до замены ключа от домофона покупателю квартиры. Да и удовлетворение сотрудников большой компании своей работой и ее результатами — очень важно, потому что довольный сотрудник лучше работает на общие благо и доход.
Компания-девелопер UDS с помощью продуктов EvaWiki и EvaProject вышла на новый уровень управления процессами и изменениями. Это очень важно для огромного бизнеса — особенно, если учесть, что UDS работает на федеральном уровне (Ижевск, Москва, Пермь, Нижний Новгород другие регионы России, а также за рубежом). Рассказываем, как новая прозрачность процессов и четкая работа с базами знаний и изменениями, повышает эффективность компании.
Как управлять процессами и изменениями в периоды турбулентности
UDS — компания большая и разветвленная. Она состоит из департаментов и бизнес-направлений, каждый из которых занят своими задачами. Девелоперы находят перспективные участки и придумывают, что с ними делать; строители и производственники строят; продажники продают готовое жилье; архитектурное бюро занимается эргономикой и продуктом, а собственная управляющая компания занимаются управлением комплексными объектами со сложной инфраструктурой.
Эта система работает эффективно — благодаря ей за 18 лет UDS ввела в эксплуатацию более 350 тысяч кв.м. жилья. Но этот бизнес — огромная вселенная, которая включает множество формальных и творческих процессов, людей и документов. И она существует не в вакууме, а в мире, который постоянно меняется.
“Двадцатые” начались с пандемии и продолжились 2022-м годом — десятки иностранных компаний ушли с российского рынка и изменилось потребительское поведение. Для UDS эти внешние обстоятельства в каком-то смысле ускорили поиск решений для накопившихся внутренних задач и вызовов.
На стадии поиска программных решений для управления бизнесом были сформулированы следующие цели и задачи:
Как происходил выбор программных продуктов
Спешка, как говорится, нужна лишь при ловле блох, поэтому компания, продолжая стабильно работать, изучала разные варианты. По словам Дмитрия Калинова, руководителя департамента трансформации бизнеса компании, с EvaTeam сначала возникло не коммерческое сотрудничество, а дружественное общение.
Чтобы решать операционные задачи и настроить быстрое внедрение всех изменений в бизнес, мало просто выбрать некую умную программу. Нужно, чтобы программный продукт предоставлял гибкие возможности для автоматизации и масштабирования — изменения на рынках продолжаются, и бизнес должен быстро на них реагировать.
Выбор в пользу продуктов EvaTeam предваряли долгие переговоры с обсуждением всех чувствительных вопросов. В итоге в UDS поняли, что EvaTeam не просто создала аналоги ушедшим из РФ Jira и Confluence, а буквально собрала и улучшила то, что существует на рынке программных продуктов для бизнеса.
Виды объектов, которые используются в системе
Важным аргументов “за” стало и то, что переход на продукты EvaProject (улучшенный аналог Jira для управления проектами) и EvaWiki (улучшенных аналог Confluence для управления базами данных) — бесшовный, то есть простой, поступательный, контролируемый и исключающий потерю данных.
Подкупило также еще два момента. Первый — связь между основными продуктами EvaTeam возможна в рамках одного тарифа. Второй — подключение программных продуктов можно проводить поэтапно: сначала запустился EvaProject для управления проектами, а затем EvaWiki для управления документацией. Это значительно снижало типичный для таких глобальных перемен стресс компании.
Наконец, на каждом этапе работ, от момента первичной постановки задач до переноса последнего документа компании, девелопера 24/7 сопровождала знающая и отзывчивая служба поддержки EvaTeam.
Как бизнес перешел на EvaProject и EvaWiki
Продукты EvaTeam развернуты на собственных серверах UDS в рамках On-premise версии. Миграция из Jira и Confluence на EvaProject и EvaWiki заняла полгода, с октября 2022-го по март 2023-го года. Столь глобальная миграция никак не отразилась на работе и ни один бит информации не потерялся в процессе перехода.
Как это работает для разных задач компании
Бизнес-процессы практически сразу пошли бодрее, стали более четкими и конкретными. За счет прозрачности каждого этапа и четкого отслеживания сроков, качества и типов работ в привязке к исполнителям, проще контролировать все этапы — буквально, от первой идеи по выбору участка земли до момента высадки клумб у сданного дома.
Значительно упростился документооборот, что крайне важно в сложной и зарегулированной строительной отрасли. Теперь все документы хранятся и контролируются в единой базе, так что уже не требуется классическая цепочка согласований с расстановкой штампов и подписей.
Настроены и четко прописаны все бизнес-процессы, благодаря чему каждый отдел или сотрудник знает, что делают другие. Теперь невозможна ситуация из прошлого — когда внутри какого-то отдела возникают стихийные (порой рациональные, а порой и ошибочные) рабочие процедуры. Предложения по оптимизации бизнес-процессов также можно внести, согласовать и внедрить прямо в системе.
Тонкая настройка управления изменениями позволяет моментально вносить их во все связанные с ними процессы и документы. Это касается и технических регламентов, и внутренних правил — например, в компании существует “Книга продаж”, большой свод правил и данных для любого продажника. В ней есть буквально все, начиная с рабочих инструкций и заканчивая комбинацией нужных кнопок в рабочей программе. Ранее на то, чтобы обновить “Книгу продаж”, требовался год — ее нужно было ревизовать, убрать ненужное, добавить новое, и все это делалось вручную. Теперь все обновления делаются непрерывно и вносятся в “Книгу” по мере их возникновения.
Непрерывность изменений настроена так, что о них моментально узнают те, кого это касается. Такая автоматизация обновлений позволила минимизировать ошибки “по незнанию” при работе с регламентами и документами.
Как нетривиально использовать систему управления данными
Важно, что система может адаптироваться и настраиваться под уникальные запросы клиента. В случае UDS таким запросом было — облегчить и систематизировать работу по управлению домами. В компании есть отдельная структура, которая занимается контролем состояния объектов, поддержкой и обеспечением жителей всем необходимым. Жителей много, и у каждого периодически возникают самые разные бытовые вопросы: как получить ключ от домофона, как прописать в квартире ребенка, как обезопасить окна от конденсата и прочие.
Карточка объекта в EvaWIki
Раздел контактов управляющей компании
Чаще всего среди обращений встречаются однотипные вопросы, ответы на которые давно есть у сотрудников UDS. Но вопросы поступают ежедневно, а с ростом числа объектов, повышается и рутинная нагрузка на сотрудников. Компания давно хотела систематизировать все возможные обращения по эксплуатации жилья — собрать их и создать единую пополняемую FAQ-базу, к которой можно было бы обращаться по необходимости. Решение нашлось у EvaWiki.
Публичные данные для жителей
База знаний по любым насущным вопросам выстроена ровно под запрос UDS. В ней структурировано все, что необходимо, а также открыты возможности дополнений, внесения изменений, добавления новых актуальных тем. Наличие единого портала знаний с простым и удобным доступом, поиском и развертыванием материалов, снижает нагрузку на специалистов, причем не только управляющей компании, но и клиентского сервиса. Так, появляется больше времени на решение уникальных и сложных задач.
Пример материалов для ответа на вопросы жителей
Любой житель дома может получить ответ на свой вопрос, от описания того, как передать показания счетчика в ресурсоснабжающую организацию, до списка действий для перепланировки квартиры. Единый источник максимально полной информации облегчает и ускоряет коммуникации компании с людьми. И делает их максимально прозрачными — что очень важно для формирования доверия между компанией и ее конечными клиентами.
Размещенный QR-код, который ведёт в базу знаний для жителей
По необходимости каждый может пройти по QR-коду на портал UDS, где собраны все типовые жилищные вопросы.
Изменения и улучшения в работе компании продолжаются. Но однозначно уже достигнуты цели перехода в экосистему EvaTeam: процессы стали прозрачнее, они визуализированы и управляемы.
Кроме того, ускорились согласования и внесения изменений в процессы — часть внутренней волокиты со “штамповкой и подписанием” просто ушла в прошлое. Если раньше внесение изменений в “Книгу продаж” занимало год, то теперь это делается за несколько часов или дней.
Отладились четкие коммуникации без потерь данных между отделами. По словам Дмитрия Калинова, благодаря EvaProject и EvaWiki, компании удалось переосмыслить внутреннее взаимодействие и значительно улучшить его.
Удалось повысить ESI (индекс удовлетворенности сотрудников) на 20%. А CSI (индекс удовлетворенности клиентов) на 30% благодаря улучшенной поддержке, прозрачности процессов и более интуитивным интерфейсам. При всем ещё и снизилось среднее время решения задач в 2 раза(!).
Ну и конечно получилось снизить такие трудно измеримые факторы как риск и зависимость от использования зарубежного ПО, что сейчас очень актуально.