Канбан – это популярный метод визуализации рабочих процессов для повышения общей производительности команды. В классическом представлении – это канбан-доска, настенная физическая поверхность или виртуальная, разделённая на этапы прохождения работы от постановки задачи, до её успешного выполнения. Сама задача представляет собой обычную клейкую бумажку с названием задания, канбан-карточку, которая по мере выполнения перемещается в разные столбцы от начального состояния постановки задачи до конечного состояния её полного выполнения. Для понимания процесса, достаточно трёх базовых состояний: запланировано, в разработке и выполнено.
Польза канбан заключается в полной визуализации всех процессов, каждый сотрудник может в любой момент увидеть поставленные задачи и их прогресс, определить проблемные состояния. Такой подход позволяет быстро обнаруживать блокирующие факторы и расставлять приоритеты, чтобы работа была выполнена в срок.
История создания и развития
Впервые такой подход на производстве был применён в Японии на концерне «Тойота» в 40-е годы 20-го века. Инженер-технолог Тайити Оно искал способы усовершенствования рабочего процесса, и подобно Ньютону и яблоку, как улучшить производство, ответ ждал Оно в универмаге. Он обратил внимание, что работники не стараются постоянно держать полки полностью забитыми товарами, а начинают наполнять их только тогда, когда товар почти закончился.
Оно догадался, что такой метод поставки необходимого товара «точно в срок» отлично может подойти и на производстве. Оставалось только найти способ, как визуализировать работы в цехах, цель была достигнута при помощи канбан-карточек. Они размещались на корзинах с деталями и содержали информацию о критическом количестве оставшихся в этой корзине деталей. При достижении этого числа формировался заказ на завод-изготовитель с указанием информации о количестве и временным интервалом для доставки новой партии, которая должна была прийти к тому моменту, когда все имеющиеся детали почти закончатся.
Такой подход принёс положительный эффект, цеха перестали быть завалены кучей деталей, сократились площади складских помещений. Кроме пользы для самого предприятия, заводы стабильно получали заказы с определённым интервалом, и новая партия необходимых деталей на заводе-производителе уже была изготовлена и готова к отгрузке одновременно с приходом заказа.
Этот непрерывный процесс был секретом успеха «Тойоты» и только в начале 90-х годов компания стала делиться своей организацией работы, чем привлекла общее внимание к канбан. Многочисленные дельцы на его основе разработали целый комплекс мер под названием «бережливое производство» с последующим активным внедрением на собственных предприятиях.
Канбан-система организации труда нашла поддержку в IT-сфере и сейчас активно используется очень многими разработчиками программного обеспечения.
Канбан-доска
Из вышесказанного, канбан-доска представляет собой обычную доску с вертикальными столбцами для отображения разного состояния поставленной задачи. В примере рассматривалось всего три основных состояния: задача поставлена, задача выполняется и полностью выполнена. Легко догадаться, что самым заполненным будет средний столбец, и на каком именно этапе выполнения находится задача, тоже непонятно. Следовательно, целесообразно будет создать дополнительные промежуточные этапы, в зависимости от рода деятельности компании. Канбан универсален и подходит для любых задач, от постройки дома, до разработки и запуска космического корабля.
При разработке ПО типичными состояниями выполнения задания будут: программирование, отладка, устранение найденных ошибок. Любой пользователь может увидеть количество заданий в каждом состоянии и сможет понять приоритетность работы, если какой-то столбец содержит больше активных карточек, чем остальные.
Кроме визуального отображения, которое больше рассчитано на ответственность исполнителей, могут быть настроены ограничения на количество карточек в определённом состоянии. Такие ограничения нужны чтобы работники равномерно выполняли работу и обеспечивали плавное движение задачи через весь рабочий процесс, а не выборочно занимались только «любимой» работой.
Лимиты незавершённой работы
Лимиты незавершённой заботы (WIP) призваны сократить объём недоделанной работы и выявить слабые места в организации всего производственного процесса. Основная задача таких ограничений – выработать привычку доводить работу до конца, а не оставлять в состоянии «почти готово». Особенно проблемными могут быть мелкие трудоёмкие задачи по устранению обнаруженных неточностей, которые обычно откладываются в долгий ящик. При наличии некого индикатора о переполнении задачами в таком состоянии, вся команда будет вынуждена всеми силами обеспечить дальнейшее движение работы и сконцентрироваться на проблемном месте, блокирующий весь процесс.
Ограничения на количество карточек в определённом состоянии может определить не только человеческий фактор, но и неправильное распределение нагрузок и организации работы до того момента, когда уже станет поздно что-то предпринимать. К примеру, в одной IT-компании оперативно восполнили нехватку тестировщиков, визуализировав процессы при помощи канбан.
Изначально использование ограничений может показаться неудобным и ненужным. Но можно посмотреть на проблему с другой стороны, если есть несколько заданий, доступных для исполнения в одном статусе, оба они могут быть взяты в разработку. При достижении какого-то проблемного места в одном проекте у разработчика может появиться желание переключиться на другой. Любое подобное переключение тормозит весь процесс, затрачивается время на переосмысливание новых проблем и нахождения методов их решения, снижается концентрация внимания. Используя ограничения, исполнители лишаются возможности перебирать, и это стимулирует выполнить одну задачу от начала и до конца. Такой подход к организации труда повышает производительность, исполнители не тратят время на переключение внимания с одного задания на другое.
Перед использованием лимитов рекомендуется изучить, сколько реально времени может быть потрачено на выполнение, какое количество в каких состояниях будет удобным для всей команды. Кроме очевидных плюсов, использование ограничений на количество могло сыграть и злую шутку: может появиться большое «фоновое» задание, его будет сложно контролировать и им могут злоупотреблять исполнители; вся команда может ничего не делать в ожидании новых заданий вместо того, чтобы дружно поработать над решением сложившихся проблем.
Можно выделить несколько целей при использовании лимитов незавершённой работы:
- Разработать принципы распределения работы на равные части на каждом этапе разработки. Такой подход поможет всем научиться правильно оценивать сроки при выполнении поставленных задач.
- Правильно распределить работу в зависимости от специальности исполнителя. Таким методом могут быть выявлены более компетентные работники, которые смогут повысить производительность всей команды на определённом этапе.
- Уменьшить количество простоев. Если у кого-то из участников команды появляется свободное время, его можно привлечь для помощи другим участникам команды с их задачами.
Не нужно злоупотреблять ограничениями на количество, чтобы у участников команды не сложилось впечатление, что их подгоняют или пытаются привлечь к работе, в которой они некомпетентны.
Карточка Канбан
Карточка канбан – это визуальное представление поставленной задачи, которая может перемещаться по состояниям на доске-канбан в зависимости от стадии завершения работы. Название пришло из Японии, правильное произношение «камбан», но в силу транслитерации и написания закрепилось "канбан". Дословный перевод: «визуальный сигнал», «сигнальная доска», чем и является. Изначально выглядели как клейкие бумажки на доске со столбцами-состояниями готовности заявки.
Попробовать визуализировать рабочие процессы на предприятии можно с реальной доски, позже перейти на электронную, к примеру, до ухода из России это была канбан доска в Jira. Необязательно заводить только новые задания, система спроектирована так, чтобы максимально быстро можно было начать работать, если есть задания на каком-то промежуточном этапе на пути к завершению, они могут быть размещены на так называемой "Jira kanban board"в соответствующее состояние.
Канбан – не единственная система для визуализации, есть другой подход к организации процессов – Скрам. Основные различия между ними в том, что канбан не имеет жёстких временных привязок на выполнение задания, карточки перемещаются по мере выполнения, проблемные места выявляются по их накоплению в определённых статусах.
Скрам задаёт жёсткие временные привязки на выполнение определённого этапа работы. Такой подход неудобен тем, что отведённый интервал может быть как излишним, так и недостаточным, что вызывает необходимость постоянного контакта методом проведения совещаний или ведением журнала разработки. В классическом методе канбан не имеет возможности установки временных интервалов и ведения подобных журналов, что может казаться удобным для некоторых задач. Чтобы не использовать другие системы, Jira канбан позволяет создавать как канбан, так и скрам задачи. Дополнительно есть возможность создавать гибридные карточки канплан и скрамбан в зависимости от необходимости устанавливать временные интервалы или использовать журналы-отчёты при работе с задачей.
Канбан для разработчиков ПО
С развитием технологий канбан представлен в электронном виде, но смысл его остался неизменным с начала изобретения: работа должна быть выполнена точно в срок (JIT). Разработчики ПО придерживаются той же цели JIT, активно используя лимиты WIP для максимально продуктивного рабочего процесса. Современная kanban доска призвана упростить и автоматизировать процессы и не тратить для этого много времени. Не нужно специально перестраивать рабочий процесс, чтобы начать пользоваться всеми преимуществами Jira kanban. Система готова к работе сразу и позволяет размещать не только новые канбан-карточки, но и визуализировать задачи в стадии разработки. Канбан на данный момент – это наиболее популярный метод, используемый в IT-сфере.
Реальная польза канбан
Как реально может помочь канбан, поделимся успехом компании по разработке программного обеспечения «Teamcode». Заказчиком была крупная торговая сеть, решившая открыть интернет-портал. Качество обслуживания планировалось как в реальных торговых точках с полной интеграцией в общую базу 1С.
Каталог товаров был реализован достаточно быстро, основные сложности начались с дополнительными услугами, поля описания товаров, режимами оплаты, способами и временем доставки, то, чего в реальном магазине не было. Программисты наперебой предлагали свои варианты, имитируя бурную деятельность, а в действительности этих данных в базе не появлялось.
«Я уже был готов признать, что проект провален», вспоминает ведущий менеджер, «бесконечные звонки и предложения, что-то реализовано на портале, но в 1С занимались совсем другим. Решил использовать доску канбан, чтобы как-то упорядочить этот хаос».
Доска канбан, которую можно завести здесь, сначала насторожила всех участников, лишние действия в режиме полной нехватки времени и неурядицы. Но менеджер настоял на своём и на утреннем совещании был представлен графический план работ, что готово, на каком этапе и что необходимо срочно доделать. Хаос закончился, программисты портала увидели, чем на текущий момент занимаются в 1С, какие данные должны быть в ответе портала. С каждой из сторон стали появляться отметки и комментарии, которые помогли оперативно решать возникающие проблемы в ходе интеграции.
«Я даже не думал, что эту кучу проблем можно так легко решить. Сначала приходилось постоянно напомнить делать отметки в проекте, но очень быстро это уже переросло в привычку, потому что это просто удобно!», подытожил ведущий менеджер. Теперь канбан – это важная часть визуализации всех рабочих процессов в нашей компании.